Die Stadtwerke Marburg GmbH ist Ver- und Entsorger im Stadtgebiet und in den Stadtteilen von Marburg. Auch angrenzende Gemeinden werden teilweise mit Gas oder Strom von den Stadtwerken Marburg versorgt. Hinzu kommen einzelne Inselnetze in den Sparten Wärme und LWL (Glasfaser). Insgesamt beauskunften die Stadtwerke Marburg die sechs Sparten Strom, Gas, Wasser, Wärme, LWL, Abwasser.
Norbert Pieh und Katja Zennig waren für die Einführung von LineRegister verantwortlich und haben sich inhaltlich um die Festlegung der notwendigen Einstellungen, z.B. für den Workflow oder die Kartenanzeige und die Dokumentenvorlagen (Plotvorlagen und Merkblätter), gekümmert. Wolfgang Benner aus der EDV-Abteilung der Stadtwerke Marburg hat das Projekt IT-technisch unterstützt.
Warum haben sich die Stadtwerke Marburg für LineRegister entschieden?
Norbert Pieh: Die Anzahl der Planauskunftsanfragen ist in den vergangenen Jahren ständig gestiegen. Im Jahr 2015 wurden ca. 1.360 Anfragen an die Stadtwerke Marburg gestellt. Da sich das Netzgebiet in den letzten Jahren erweitert hat, wird diese Zahl weiter steigen. Der Zeitaufwand für die Bearbeitung und die Wartezeit für die Antragssteller haben sich dadurch erhöht. Mit einer Umstellung auf die Online Planauskunft wollten die Stadtwerke Marburg dem entgegenwirken und den Arbeitsablauf vereinfachen und optimieren. Nach einer Marktanalyse haben sich die Stadtwerke Marburg für LineRegister entschieden. Die Bedienung der Webanwendung ist einfach und gut verständlich, was speziell bei der Einführung des neuen Systems für die extern Auskunftholenden (Baufirmen, Planungsbüros, etc.) wichtig ist. Neben der einfachen Bedienung wurde besonderer Wert auf die Sicherheit des Systems und die Einhaltung der Vorgaben für eine rechtssichere Planauskunft gelegt.
Welche Lösung gab es vorher?
Katja Zennig: Vor Einführung von LineRegister wurden die Planauskunftsanfragen manuell in einer Access-Datenbank registriert (Anfragender, Kontaktdaten, Auskunftsort, Art der Arbeit, Anzahl der Pläne und Skizzen). Alle für den Auskunftsfall relevanten Spartenpläne wurden manuell direkt im GIS generiert und im PDF-Format gespeichert. Diese Vorgehensweise war mit einem hohen Zeitaufwand verbunden. Ein weiterer Nachteil war, dass alle Dokumente zu einem Auskunftsfall in verschiedenen Programmen bzw. auf unterschiedlichen Laufwerken gespeichert wurden.
Foto: Stadtwerke MarburgWas haben Sie sich als Ziel gesetzt?
Norbert Pieh: Ziel des Projektes war eine Vereinfachung des Planauskunftsprozesses und die damit verbundene Zeitersparnis. Ein weiterer Pluspunkt war die Zusammenführung aller Dokumente und Unterlagen zu einem Auskunftsfall in ein System. Mit LineRegister kann in wenigen Minuten ermittelt werden, ob eine Planauskunft von einer bestimmten Firma oder über einen bestimmten Bereich erstellt worden ist. Speziell im Schadensfall ist dies von enormer Wichtigkeit und erleichtert die Dokumentation.
Gab es Besonderheiten im Projekt?
Katja Zennig: Eine Besonderheit unseres Unternehmens ist die Verwendung der PNI-Fachschale zur Dokumentation des Glasfaser- und Leerrohrnetzes. Außerdem besitzen die Stadtwerke Marburg Versorgungsgebiete einzelner Sparten außerhalb der Gemarkungsgrenzen von Marburg. Sowohl die Integration der PNI-Daten als auch des Versorgungsgebietes konnte ohne zusätzliche Entwicklungen mit LineRegister umgesetzt werden.
Wie viele Mitarbeiter sind für die Planauskunft zuständig?
Katja Zennig: Für die Abarbeitung der Planauskunftsanfragen ist eine Mitarbeiterin hauptverantwortlich zuständig. In unserer Abteilung gibt es jedoch noch weitere vier Mitarbeiterinnen, die mit LineRegister vertraut sind und unterstützend mitarbeiten oder die Kollegin vertreten können. Insgesamt sind zurzeit sieben interne Zugänge eingerichtet. Wir beabsichtigen jedoch zukünftig weiteren Mitarbeitern den Zugang zu LineRegister zur ermöglichen. Bisher wurden 125 externe User registriert, wobei nicht alle Benutzer direkten Zugriff auf LineRegister haben. Speziell die Anfragen von Privatpersonen und Firmen, die einmalig oder nur selten eine Auskunft bei den Stadtwerken Marburg beantragen, werden von unserer Abteilung selbst bearbeitet.
Resümee
Norbert Pieh: Die Entscheidung, eine Online Planauskunft bei den Stadtwerken Marburg einzuführen war notwendig, um den Prozess der Planauskunft zu optimieren und sachgerecht zu dokumentieren. Gegenüber dem bisherigen manuellen Arbeitsablauf kann die Planauskunft nun effizienter und systemunterstützt an die Antragssteller ausgehändigt werden.